Onderwerpen  |   Branches  |   Afdelingen  |   Bedrijven  |   Aanleveren  |   FAQ  |   Nieuwsbrief  |   Contact
Whitepaper

Gemeenten en ICT besparingen

Download Gemeenten en ICT besparingen

Sommige gemeenten wijzigen hun autonome ICT omgeving in een samenwerkingsverband met als doel het verlagen van ICT kosten

Type
Whitepaper
Datum
april 2011
Taal
NL
Bedrijf
Onderwerpen:
Branches
Gemeenten en ICT besparingen Samenwerkingsverband Auteur Datum Versie Reza Sarshar maart 2011 1.5 Document overzicht Historie Versie 1.0 1.5 Datum 15 februari 2011 23 maart 2011 Auteur Reza Sarshar Reza Sarshar Info Reza-s@dds.nl http://nl.Linkedin.com/in/Rezasarshar Reviewers Datum Naam Functie Info Referentie Naam Vernieuwing Desktopomgeving Managed Desktop met VDI voordelen Auheur Reza Sarshar Reza Sarshar Info http://nl.Linkedin.com/in/Rezasarshar Beschikbaar op LinkedIn pagina Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 2 Inhoudsopgave 1 INTRODUCTIE ............................................................................................................................. 4 1.1 SAMENVATTING ......................................................................................................................... 4 2 EEN BEELD SCHETSEN VAN ICT BIJ KLEINE GEMEENTEN ........................................ 5 2.1 2.2 ICT IN BEDRIJFSLEVEN VS GEMEENTEN ..................................................................................... 5 DE ICT AFDELING ..................................................................................................................... 5 3 SAMENWERKINGSVERBAND ................................................................................................. 7 3.1 3.2 3.3 3.4 BUSINESS CASE ........................................................................................................................ 7 DE SITUATIE NA DEZE VERANDERING......................................................................................... 7 HOE GELDIG WAS DE BUSINESS CASE?..................................................................................... 8 ONZE KIJK OP DEZE AANPAK...................................................................................................... 9 4 ONZE VISIE ............................................................................................................................... 11 4.1 4.2 SAMENVATTING ....................................................................................................................... 11 EEN VOORSTEL ........................................................................................................................ 12 5 CONCLUSIE .................................................................................................................................. 15 Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 3 1 Introductie De bezuinigingsmaatregelen die de afgelopen tijd door de overheid aangekondigd zijn, heeft verschillende overheidsinstellingen gedwongen om hun kosten op verschillende fronten te reduceren. Eén van deze overheidsinstellingen zijn de gemeenten. Door deze maatregelen zien we een nieuwe trend die zich voornamelijk binnen kleine gemeenten voordoet. Sommige gemeenten hebben de afgelopen tijd de intentie gehad om hun autonome ICT omgeving in een samenwerkingsverband te wijzigen. Het doel van deze wijziging is het verlagen van (diverse) ICT kosten. Dit document is gebaseerd op de praktische ervaring die we de afgelopen tijd hebben opgedaan rond dit thema. We zullen in de komende hoofdstukken deze ervaring met u delen. Omdat we dit document overzichtelijk en leesbaar willen houden, kunnen we helaas hierin niet alle aspecten van deze ontwikkeling benoemen. Dit document richt zich op de haalbaarheid van de business case waar de werkzaamheden van dit samenwerkingsverband op gebaseerd zijn. Dit betekent dat hierin geen technische informatie of oplossing beschreven wordt. Het technisch voorstel waarmee we op de verwachtingen uit de business case een antwoord geven, zal later als deel 2 verschijnen. Dit vervolgdocument zal op de LinkedIn pagina van de auteur van dit document beschikbaar worden gesteld. Dit document is opgesteld gebaseerd op de ervaring en mening van de auteur en NIET de firma waarbij hij werkzaam is. 1.1 Samenvatting Veel gemeenten zijn in de veronderstelling dat ze door een samenwerking met andere kleine gemeenten en tegelijk het vernieuwen van hun ICT systemen hun problemen rondom beschikbaarheid van personeel/systemen kunnen oplossen en verlaging van kosten kunnen realiseren. De business case wordt hierop gebouwd en gelijk gekoppeld aan de mogelijkheden van nieuwe technologieën. In dit document nemen we deze aanpak onder de loep en leggen we onze visie aan u voor. We wijzen u er op dat dit document zich vooral richt op de kleine gemeenten met 4-6 ICT medewerkers en circa 200-250 gebruikers. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 4 2 Een beeld schetsen van ICT bij kleine gemeenten 2.1 ICT in bedrijfsleven vs gemeenten ICT heeft in het bedrijfsleven de functie om (werk)processen te ondersteunen en kennis te ontsluiten. Deze taak levert vervolgens een bijdrage aan de realisatie van het doel en het eindproduct. Het creëren van een product of dienst in deze situatie is vastgelegd in een workflow die uit verschillende processen bestaat. De invloed van de buitenwereld op deze processen is zeer beperkt. Als er iets gewijzigd wordt komt dit door medewerkers die de strategie van het bedrijf bepalen. Een mogelijke wijziging in de ICT omgeving wordt vooraf goed bestudeerd en geanalyseerd. Deze wijziging heeft een begin en eindfase met te behalen resultaten die al gedefinieerd zijn. In tegenstelling tot deze situatie, is de situatie in de ICT wereld bij gemeenten anders. ICT ondersteunt ook hier de verschillende processen. Maar de processen en regels worden zodanig gewijzigd dat de ICT minder tijd krijgt om met deze veranderingen mee te bewegen (nieuwe regels of verandering hiervan). Deze veranderingen zijn in de meeste gevallen zo groot dat ze ook effect hebben op andere werkprocessen. Het product van de gemeenten is `dienstverlening aan de burgers'. Dit product kan niet binnen een definitiekader gesteld worden. Er worden door de overheid steeds andere kwaliteiteisen of definities aan dit product gekoppeld. Dit betekent dat dit eindproduct altijd in een dynamische vorm blijft. En dit heeft effect op de onderliggende processen, waaronder die van ICT als de verbindingsbrug tussen verschillende onderdelen. 2.2 De ICT afdeling We proberen verder een globaal beeld te creëren van de ICT afdeling bij kleine gemeenten. Dit is noodzakelijk om later te kunnen inschatten wat de effecten zijn van samenwerkingsverbanden op de groep ICT medewerkers en hun rol in de nieuwe omgeving. Hiermee kunnen we de business case en de haalbaarheid van samenwerking beoordelen. De ICT systemen waren tot een paar jaar geleden zeer overzichtelijk. De behoeftes en wensen waren toen vrij beperkt. We zien dat dit beeld de afgelopen 4 jaar flink veranderd is. Naast complexiteit van systemen en toename van eisen van de gebruikersorganisatie zien we dat de landelijke overheid steeds meer van haar taken naar de lokale overheid overhevelt.. Aan de andere kant zien we de afstand tussen deze ontwikkelingen en het beheersen daarvan door de ICT medewerkers, steeds groter wordt. De oorzaak hiervan zou onder andere zijn: · · · · Geen duidelijke visie binnen de afdeling voor ICT ontwikkelingen Geen duidelijke kwaliteiteisen aan de medewerkers Gebrek aan tijd voor innovatie Hoge werkdruk veroorzaakt door de dagelijkse beheerwerkzaamheden Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 5 De beheerafdeling in deze situatie heeft te maken met werkdruk en wensen die door interne gebruikersorganisatie veroorzaakt worden en de eisen en deadlines die steeds door de overheid aan de gemeente gesteld worden. Het verschil tussen de capaciteit van de afdeling en de realisatie van deze werkzaamheden zorgt ervoor dat de gemeente voor diverse werkzaamheden van de kennis en capaciteit van externe bedrijven afhankelijk wordt. De dagelijkse werkzaamheden nemen in het algemeen veel tijd in beslag. Opvallend is dat zaken rondom applicaties (updates, configuraties, installatie etc.) de meest voorkomende zijn. Juist dit deel zorgt er voor dat een beheerder minder toe komt aan andere zaken zoals: · · · · Kennis verspreiding binnen de afdeling Bedenken van definitieve oplossingen i.p.v. workaround Kennismaken met nieuwe ontwikkelingen (innovatie) Structureren van ICT zaken in de back-end omgeving worden externe partijen ingeschakeld (of in Om deze beperking weg te werken en ook te voldoen aan de vragen en eisen die uit verschillende hoeken binnen komen, sommige gevallen worden hun producten aangeschaft). Deze werkwijze heeft uiteraard nadelen waarmee de afdeling verder in deze onoverzichtelijke situatie wordt gedrukt. (Afbeelding 1) In deze situatie wordt de oorzaak van dit probleem gezien. als gebrek aan de interne capaciteit, uitgedrukt in personeel. Vanwege bezuinigingen kunnen de afdelingen niet groter worden dus uitbereiding van capaciteit is niet mogelijk. Een mogelijkheid waar nu het meest naar gekeken wordt is de ICT samenwerking met andere gemeenten. Men is in de veronderstelling dat door het samenvoegen van het personeel van twee of meerdere kleine gemeenten, ze dit gezamenlijke probleem kunnen oplossen! Maar is dit waar? In het volgende hoofdstuk zullen we het effect van deze samenwerking en onze ervaring hiermee in de praktijk aan u voorleggen. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 6 3 Samenwerkingsverband 3.1 Business Case Het fundament van deze ontwikkeling (samenwerkingsverband) is gebaseerd op de volgende punten: · · · · · Besparing op licentiekosten, ontwikkelingskosten, hardwarekosten Garantie op continuïteit van de productieomgeving en de dienstverlening aan de organisatie door een groter ICT team Hoger niveau van interne dienstverlening Besparing op de kosten van externe medewerkers Vernieuwing van de ICT omgeving tegen lage TCO Opvallend is dat het woord 'samenwerken' gebruikt wordt terwijl er ook tijdens diverse onderhandelingen benadrukt wordt dat de organisaties autonoom willen en moeten kunnen blijven (de mogelijkheden om een eigen koers te varen). Samengevat, na het bereiken van een akkoord tussen beide organisaties worden door beide gemeenten de volgende stappen gezet: · · · · · Opstellen van de nieuwe omgeving bij een van de gemeenten, of op een externe locatie. Creëren van de nieuwe ICT omgeving, uitgerust met de laatste oplossingen en technologieën, Migratie naar de nieuwe ICT omgevingen, Consolidatie van twee afdelingen, Productie! Het is opmerkelijk dat in deze business case het tijdstip waarop de baten van het project zichtbaar moeten worden (verlaging van de kosten) in een vroeg stadium zijn ingepland. Men is meestal in de veronderstelling dat de voordelen zichtbaar zullen worden nadat het project afgerond is. Maar dat is zeker niet waar! We gaan nu naar de situatie waarin dit project afgerond is en bekijken wat de resultaten in de praktijk zijn. 3.2 De situatie na deze verandering De ICT componenten van de nieuwe organisaties zijn op een locatie opgesteld. De nieuwe ICT omgeving is uitgerust met een reeks van nieuwe tools en oplossingen. Door deze organisatorische en technische wijzigingen, is er een afdeling die op alle fronten zijn draai moet vinden. Zeker als je bedenkt dat er vaak maar weinig voorbereiding heeft plaatsgevonden in de vorm van opleiding van de technisch medewerkers en begeleiding van medewerkers naar de nieuwe organisatiestructuur. De efficiëntie en de kostenbesparing zullen zeker een tijd uitblijven. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 7 · Helpdeskorganisatie functioneert niet optimaal, Het kan zijn dat een van de organisaties of misschien beide organisaties geen georganiseerde helpdeskteam hadden. Het creëren van het nieuwe helpdeskteam is meer dan het centraliseren van de medewerkers op een gezamenlijke kamer. Zaken zoals kennismaking met de nieuwe omgeving (voor de eerste kwalificatie en behandeling van de calls), inrichting van een helpdesk workflow (technisch en organisatorisch) en informeren van de gebruikersorganisatie over de nieuwe werkwijze, blijven gewoon uit of zijn op een zeer laag niveau gerealiseerd. Dit komt meestal niet alleen doordat de voorbereiding onderschat wordt maar ook door gebrek aan tijd, voor, tijdens en na het uitvoeren van het project. · Zelfstandigheid van de beheerders Terwijl het bouwteam de nieuwe omgeving creëert, zijn beheerders bezig met hun dagelijkse werkzaamheden. De betrokkenheid van de interne beheerders is zeer beperkt. Dit komt door gebrek aan tijd en door weinig bekendheid met de nieuwe technologieën die toegepast worden. De overdracht na het project is vaak zeer beknopt waardoor de beheerders niet in staat zijn om de nieuwe omgeving zelfstandig in beheer te nemen. De afhankelijkheid en extra kosten van de externe partijen blijven dus nog enige tijd aan de orde.. · Het nieuwe ICT team Na de integratie blijft in de meeste gevallen heel lang een wij/zij cultuur binnen de afdeling aanwezig. Het beeld van de gezamenlijke omgeving blijft onzichtbaar of is zeer vaag. De medewerkers zoeken onbewust de werkzaamheden van 'hun' omgeving op en tonen weinig betrokkenheid bij de nieuwe structuur. Dit gevoel zal nog sterker zijn bij de medewerkers die hun locatie moeten opgeven en verhuizen naar de locatie van een andere gemeente. De benoemde punten kwamen we vaak tegen in het proces van het vormen van samenwerkingsverbanden. Uiteraard kan het heel anders verlopen met een andere aanpak. Maar vanuit onze ervaring zien we een samenwerkingsverband in deze vorm meer als een verstandshuwelijk. Of dit lang stand houdt valt nog te bezien. 3.3 Hoe geldig was de Business Case? Als er vooraf aan dit project geen onderzoek verricht is naar de haalbaarheid van de business case dan is nu het moment om geconfronteerd te worden met de feiten. We hebben na het afronden van dit project een omgeving die technisch gezien vernieuwd is. Uiteraard heeft dit ook wat gekost. Door gebrek aan kennis en ervaring met nieuwe componenten, zijn nog afhankelijk van externe mensen om deze omgeving voor een tijdje te beheren. De kosten van externe medewerkers blijven nog enige tijd doorlopen. Er is een gezamenlijke afdeling met de medewerkers die nog niet optimaal op elkaar afgestemd zijn. De nieuwe procedures en richtlijnen zijn nog niet af of ze zijn er helemaal Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 8 niet. Is er iets van werkdruk afgenomen? Voorlopig niet en het is niet duidelijk wanneer dit dan wel gaat gebeuren. Als we terugkijken naar de peilers waar de business case op gebaseerd is dan kunnen we het volgende opmerken: · verlaging van licentiekosten en inkoop Dit zal geen besparing opleveren. De kosten van software licentie wordt in de meeste gevallen niet anders dan het was. Sterker nog, afhankelijk van de aangeboden oplossing (zoals virtualisatie) zullen de softwarekosten flink toenemen. Als hiermee gezamenlijke inkoop bedoeld wordt dan dringt de vraag zich op of hiervoor een samenwerkingsverband in deze vorm tot stand moest komen. · verlaging van ontwikkelingskosten Eerst moeten we kijken op welke gebieden de samenwerkende gemeenten een gezamenlijk beleid en gezamenlijke applicaties hebben. Gelet op diversiteit van programmatuur en tools binnen de gemeenten is de kans klein dat beide gemeenten op dit punt winst kunnen halen. Bovendien kan dit punt ook zonder een samenwerkingsverband bereikt worden met goede afspraken en afstemming met een andere gemeente (joint venture). Een voorbeeld hiervan is de motor achter de intern/externe website (CMS) die maar een keer door de externe leverancier ontwikkeld te behoeft worden, gebaseerd op een gezamenlijk pakket van eisen, van beide gemeenten. · Garantie op betere dienstverlening Bij een samenwerkingsverband krijgen we een samengevoegde afdeling met meer medewerkers. Het aantal medewerkers is echter geen garantie op betere dienstverlening. Betere dienstverlening vraagt een andere aanpak zoals voldoende interne kennis, duidelijke SLA en standaardisatie van de omgeving. Gelet op deze grote vernieuwing kunnen we verwachten dat een betere dienstverlening de eerste maanden uit zal blijven. Het tempo van beheersing en leren van de omgeving door het interne ICT team bepaalt wanneer de verwachtingen hieromtrent gerealiseerd zouden kunnen worden. · Afname van werkdruk De nieuwe omgeving kent meer componenten. De architectuur is uitgebreider en ingewikkelder (denk bijvoorbeeld aan een VDI concept). We zien in de praktijk dat deze veranderingen geen afname van de werkzaamheden met zich meebrengen, maar wel verplaatsing van werkzaamheden. Bijvoorbeeld de werkzaamheden rondom de gebruikers desktop naar back-end servers. 3.4 Onze kijk op deze aanpak Indien besloten wordt deze business case om te zetten in een project, stellen we voor om aan een aantal punten meer aandacht te besteden zodat we de verwachting rondom te behalen resultaten dichter bij de werkelijkheid kunnen brengen. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 9 Deze aandachtspunten zijn onderverdeeld in twee categorieën: · · Organisatie (ICT afdeling) Techniek Door dit beleid worden twee organisaties samengevoegd. We zien vaak dat in dit kader en als het eerste stap worden het personeel in een gezamenlijke ruimte opgesteld. Dit betekent dat verschillende stappen en processen voor het vormen van de nieuwe structuur en organisatie overgeslagen worden of minder aandacht krijgen. Dit heeft negatieve effecten in de verschillende fases voor- tijdens en na het project. Hetzelfde probleem doet zich voor op het gebied van techniek. Er worden verkeerde inschattingen gemaakt van wat de benodigde kennis en ervaring is om de nieuwe omgeving in beheer te kunnen nemen. Er moet een goed evenwicht zijn tussen aan de ene kant de complexiteit van de nieuwe architectuur en de benodigde kennis, en aan de andere kant de aanwezige kennis en ervaring, beschikbare tijd en capaciteit. In de praktijk kijkt men te gericht naar beloftes zoals verlaging van TCO, verlaging van de beheeractiviteiten, vrijheid en flexibiliteit en niet naar de weg hier naartoe. (Afbeelding 2) Relatie tussen de architectuur en de benodigde kennis en beheerwerkzaamheden Indien u meer te weten wilt komen over de aanpak en de inhoud van deze technische vernieuwing verwijzen we u naar de White Paper `Vernieuwing Desktopomgeving' van de auteur. Dit kunt u downloaden op zijn LinkedIn pagina. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 10 4 Onze visie We hebben tot nu toe geprobeerd een beeld te schetsen van de situatie en de aanpak die in de praktijk veel is voorgekomen. In dit laatste hoofdstuk van het document gaan we kort uitleggen wat onze visie is op samenwerking tussen gemeenten en welke oplossing we voorstellen. Deze uitleg bevat geen technische informatie over ons voorstel. De technische informatie zal als een apart document op de LinkedIn pagina van de auteur beschikbaar gesteld worden. 4.1 Samenvatting We kunnen vrij kort zijn in het aankondigen van onze visie. Zolang de ICT zaken bij elke gemeente anders is ingericht, is het vrijwel onmogelijk om winst te behalen door de ICT omgeving en processen van twee gemeenten samen te voegen tot een systeem. Elke gemeente kent verschillende bouwstenen van de ICT architectuur. Door dit verschil kunnen we de processen die hetzelfde doel in beide gemeenten bereiken niet samenvoegen tot een gezamenlijk proces. Bijvoorbeeld als we naar twee verschillende gemeenten kijken dan zien we: · · Elke gemeente heeft haar eigen informatiesysteem en voorziening. Elke gemeente heeft eigen programmatuur waarmee de dienstverlening aan de burgers verricht wordt. Denk aan programmatuur voor BAG, GBA, Website (CMS mogelijkheden). · Elke gemeente heeft een eigen desktop omgeving en kantoorautomatisering(geen standaardisatie) De oorzaak van deze chaos is de overheid zelf: de overheid heeft geen beleid ontwikkeld rondom ICT bij gemeenten, daardoor is deze wildgroei tot stand gekomen. Wanneer overheid een standaardisatie van ICT binnen haar organen invoert, dan is er een grote efficiëntieslag te maken en is kostenbesparing mogelijk. Een andere keus is dat de overheid een deel van het werk bij gemeenten weghaalt en zelf uitvoert. De gemeenten worden in dit geval een doorgeefluik van de informatie naar een centraal systeem. Terug naar de ICT omgeving van gemeenten. Gelet op de verschillen binnen gemeenten kunnen we concluderen dat een samenwerkingsverband in de ICT omgeving alleen beperkt in de back-end omgeving gerealiseerd kan worden. Wanneer we het over `winstgevendheid van samenwerkingsverbanden' hebben, dan praten we indirect over standaardisatie van omgevingen. De verwevenheid van de huidige programmatuur en informatiesystemen is zodanig dat de standaardisatie, consolidatie en migratie naar een gezamenlijke omgeving (processen, applicaties, frontend en back-end) voor beide gemeenten iets is wat op lange termijn gerealiseerd kan worden. Door botweg twee omgevingen samen te voegen kunnen we dit doel niet bereiken. Wanneer we de databronnen qua architectuur, inhoud en structuur bij Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 11 verschillende gemeenten(uit de samenwerkingsgroep) gelijk kunnen maken dan zullen we veel kosten op ontwikkeling, onderhoud, aanschaf van applicaties besparen. De eisen die door de overheid aan de gemeenten gesteld worden, hoeft maar door een gemeente (binnen de samenwerkingsgroep) aangepakt en uitgevoerd worden. Het resultaat kan verder door andere gemeenten gekopieerd worden, omdat de architectuur en structuur van de data en databronnen bij elke gemeente gelijk is. De kosten van de ontwikkeling of de uitvoering van deze eis (van overheid) kan verspreid worden over de leden van de samenwerkingsgroep. Door deze aanpak zien we dat het wiel niet vaak door verschillende gemeenten hoeft uit gevonden te worden 4.2 Een voorstel We hebben aangegeven dat we geen oplossing voor dit probleem hebben. Maar we hebben een voorstel waarmee we een aantal punten uit de business case en verwachtingen van de organisaties kunnen realiseren. We proberen via dit voorstel de werkdruk rondom beheer en onderhoud van de gebruikersomgeving te verminderen zodat er tijd vrij komt voor de ontwikkeling op andere fronten. voorstel is rekening gehouden met de volgende zaken: · · · · · De oplossing zou niet afhankelijk zijn van de samenwerkingsverband . Het voorstel is toepasbaar voor meerdere organisaties (tegelijk). Het voorstel vormt geen zware belasting voor de ICT afdeling . De afdeling moet zich deze nieuwe processen en werkzaamheden snel eigen kunnen maken. Het voorstel leidt niet tot hoge kosten en investeringen (project, licenties, beheer, opleidingen etc). Het voorstel is simpel in beheer en uitvoering, en levert flexibiliteit voor de komende tijd. Ons voorstel is gebaseerd op de gedachte waarmee het document 'vernieuwing desktop omgeving' is opgesteld: · Standaardisatie en automatisering van de gebruikersomgeving. Dit met minder tools en meer functionaliteiten tegen minder beheer en lage prijzen (deze tools bestaan!). Actie met resultaten op korte termijn. · Active `joint venture' met andere gemeenten. Hierdoor wordt getracht om eerst de zaken rondom databronnen te standaardiseren. Daarna wordt gewerkt aan het realiseren van efficiëntie in verschillende bedrijfsprocessen (slimme inzet van ICT). Gelet op de inhoud van wat er moet gebeuren zullen we de resultaten hiervan op lange termijn terugzien. In tegenstelling tot andere leveranciers, zien we in deze situatie (kleine gemeenten) het inzetten van een vernieuwde ICT omgeving niet als een oplossing voor het behalen van de kostenreductie en verwezenlijken van de punten uit business case. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 12 · · Wanneer we een ICT omgeving creëren met geautomatiseerde processen en bouwstenen dan hebben we winst behaald in de vorm van `tijd besparing'. Als we meer tijd beschikbaar hebben dan kunnen we de kennis binnen de afdeling verspreiden en of verrijken. Dit komt ten goede aan de kwaliteit van onze dienstverlening aan de organisatie en innovatie en ontwikkeling binnen de afdeling. · Medewerkers kunnen hierna met de theoretische kennis en in samenwerking met externe expertise verschillende interne projecten uitvoeren. Deze aanpak zal resulteren in het verhogen van interne kennis en kunde van het ingevoerde systeem, minder beheerwerkzaamheden, minder afhankelijkheid en inhuurkosten van externe deskundigheid. · In deze opzet dient de ICT manager op zoek te gaan naar verschillende gemeenten met wie hij een joint venture kan aangaan voor verschillende ICT vraagstukken. Dit met de bedoeling om de kosten van ontwikkeling en /of aanschaf van verschillende programmatuur te verlagen. De joint venture zal zeker winst voor de organisaties kunnen opleveren wanneer dit breed en optimaal toegepast wordt. (Afbeelding 3) Wanneer u dit model met de vorige versie (afbeelding 1) vergelijkt dan ziet u bij de afname van interne werkzaamheden (door verfijnde processen) meer tijd beschikbaar komen voor de eigen afdeling. Deze tijd kan benut worden door minder werk uit te besteden, eigen ontwikkeling en innovatie, meedraaien in interne projecten (kennis Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 13 verrijken). Hierdoor kunnen we de inhuurkosten van externe medewerkers verlagen. Dit is winst op korte termijn! De joint venture dient slim aangepakt te worden: · · · Hou de scope van joint venture beperkt tot (maatwerk)producten en ga er niet de totale ICT onderbrengen. Vorm een groep met minimaal 3 tot 4 gemeenten, dan is het rendement het grootst. Houd in de gaten of er efficiënt gewerkt wordt! Lange discussies en trage besluitvorming moeten vermeden worden. Indien de groep uit leden bestaat die de effectiviteit uit de onderneming halen, bijvoorbeeld door het nemen van een lange aanloop en besluiteloosheid, onderneem dan actie. In het volgende document Managed Desktop met VDI voordelen komen we met een technische oplossing, voor de vernieuwing van de gebruikersomgeving tegen zeer lage kosten en hoge effectiviteit. Dit document is zoals andere referentiedocumenten beschikbaar op de LinkedIn pagina van de auteur. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 14 5 Conclusie Een samenwerkingsverband is een goed middel om de kosten van verschillende bedrijfsprocessen (zoals ICT) te verlagen. Dit idee vereist argumenten die gebaseerd zijn op onderzoek. Bij dit onderzoek dient rekening gehouden te worden met zaken als: · · · · De verwevenheden tussen ICT en verschillende processen bij de deelnemende gemeenten, de architectuur bij de gemeenten. Een heldere definitie van het doel, resultaten en haalbaarheidspercentage. De vorm en mate van samenwerking. De startpositie, benodigdheden en uiteindelijk de weg naar het einddoel. Het resultaat van dit onderzoek zal het fundament kunnen worden voor de business case. De business case zou zich richten op twee aspecten: · · Verbetering van ICT beheerprocessen, Slimme ICT onderneming, Verbetering van ICT processen: Bij het verwezenlijken van een samenwerkingsverband dient u breed naar verschillende mogelijkheden te kijken. Het vormen van een gezamenlijk ICT team van twee gemeenten is een optie. Maar er zijn nog meer opties en mogelijkheden. Wanneer u duidelijk weet wat het probleem en de behoeftes zijn (resultaat van het onderzoek) dan is het eenvoudiger om naar een oplossing te zoeken. Het vernieuwen van uw ICT infrastructuur om de kosten te verlagen is een illusie. Dit zou moeten zijn het vernieuwen van ICT beheerprocessen om de kosten te verlagen. Er is een groot verschil tussen deze twee benaderingen. Bij het vernieuwen van de ICT beheerprocessen hoeft u niet geheel uw ICT infrastructuur te vernieuwen. Slimme ICT onderneming: Gelet op de eigenschappen van de ICT inrichting en processen bij elke gemeente, kunt u onderzoeken in welke vorm en op welk gebied u met een andere gemeente (of meerdere) een samenwerkingsverband kunt aangaan. U kunt door slimme samenwerking, het fundament van de bedrijfsprocessen standaardiseren zodat u later winst kunt halen uit alle ICT activiteiten rondom uw informatievoorzieningen. U kunt de eenmalige kosten van de ontwikkeling verdelen over de leden van samenwerkingsgroep en een scherpe aanschafprijs behalen door collectieve afname van het product. Ten slotte, er zijn meerdere antwoorden op de vraag hoe u de kosten van de ICT kunt verlagen. U bepaalt zelf welk antwoord het beste past bij uw gemeente. Het document `Managed Desktop met VDI voordelen' bevat technische oplossingen voor kostenbesparing, hierin stellen we onder andere een oplossing voor om een aantal ICT beheerprocessen te verkorten. Gemeenten en ICT besparingen: Samenwerkingsverband. Pagina: 15
Uitgelichte Whitepaper

e-Learning meest geschikt voor opleiding IT-professionals

e-Learning meest geschikt voor opleiding IT-professionals

Het is opvallend dat de ICT-branche, de sector die dagelijks met verandering te maken heeft, die continu innovatie genereert en waarin kennis razendsnel kan verouderen, tot voor kort e-learning nauwelijks inzette. Dit, terwijl uit onderzoek blijkt, dat een online training effectiever,...

Icttrainingen.nl
Whitepapers nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van welke whitepapers er zijn toegevoegd aan de Computable IT Knowledgebase? Abonneer je dan op de gratis nieuwsbrief.