Whitepaper

Grootste missers bij implementatie software

9 missers bij de implementatie van ERP-, CRM- en E-commerce software

Download Grootste missers bij implementatie software

Organisaties komen regelmatig in aanraking met missers tijdens implementatietrajecten van ERP-, CRM- en e-commercesoftware. Juist om deze missers te voorkomen biedt ITselector deze bedrijven ondersteuning. Dit doen zij middels diensten op deze gebieden. In deze whitepaper leest u negen veelvoorkomende missers tijdens de implementatie. Herkenbaar? Bel ITselector.

Type
Whitepaper
Datum
mei 2011
Taal
NL
Bedrijf
Onderwerpen:
Afdelingen
Inhoudsopgave
  • Proces
  • Gebruikers
  • Lange termijn
  • Maatwerk
"Wat zijn de grootste missers bij implementatietrajecten?" 9 missers bij de implementatie van ERP-, CRM- en E-commerce software Jaap Lucas IT Selector B.V. | 27 april 2011 | Postbus 1155 | 3900 BD Veenendaal | www.itselector.nl Voorwoord Eind maart 2011 heb ik een vraag gesteld via verschillende kanalen; "Wat zijn de grootste missers bij implementatie trajecten?". De reden van deze vraag is dat we regelmatig missers tegenkomen in implementatietrajecten bij organisaties en benieuwd waren naar verhalen van anderen hierover. Hier zijn veel reacties op gekomen, die hebben bijgedragen aan de inhoud van deze whitepaper. Mijn dank aan iedereen die input heeft geleverd! Waar de woorden "implementatie", "systeem" en "software" worden gebruikt, wordt "ERP / CRM / E-commerce implementatie/systeem/software" bedoeld. Dit om de leesbaarheid en toepassing van deze white paper optimaal te houden. Jaap Lucas, ITselector B.V. © 2011 | IT Selector BV | De grootste missers bij implementatietrajecten 2 Commitment van directie Dit is een belangrijke pijler van het succes van een implementatie. De directie heeft, naast de budgetbepaling, meerdere belangrijke en vaak onmisbare rollen in het implementatietraject. De commitment begint bij het signaleren van de behoefte tot en met de nazorg die volgt op de implementatie en alle facetten daartussen. Het ontbreken van commitment in bepaalde stadia kan worden veroorzaakt door gebrek aan kennis van, of interesse in het systeem en proces. Een implementatie kan een lang en soms moeizaam traject zijn, juist hierom is een leidende en betrokken directie belangrijk. Budget Het bepalen van een budget is een lastig onderdeel van het implementatie traject en houdt verband met o.a. de beschikbare fondsen, R.O.I. en investeringsbereidheid. Feitelijk zal moeten worden gekeken naar de processen van de organisatie, waar en hoe deze verbeterd kunnen worden, wat dit bespaart en uiteindelijk welke software geschikt is om deze verbeteringen door te kunnen voeren. Op basis van offertes zal een budget indicatie ontstaan. Het benodigde budget zal moeten bestaan uit een aantal posten; software, implementatie, onderhoud en opleiding. Spreid deze kosten uit over een periode van 5-10 jaar en u weet wat de jaarlijkse/maandelijkse gemiddelde kosten zijn. Hiermee kunt u bepalen of u dit budget vrij kunt maken. Pas bij de contractonderhandelingen wordt `korting' besproken. Indien dit te vroeg in het traject wordt gedaan zullen essentiële onderdelen van de oplossing wegvallen, zoals bijvoorbeeld training van medewerkers. Keuzes (durven) maken Geen keuze is ook een keuze, alleen wel een verkeerde! Eindeloze gesprekken met leveranciers die overal `ja' op zeggen, zoeken naar die ene oplossing die binnen budget alle `need-to-haves' en `nice-to-haves' belooft, gebrek aan kennis van de markt en de leveranciers, voortschrijdend inzicht tijdens de implementatie niet toepassen. Allemaal begrijpelijk, maar funest voor de continuïteit van het implementatietraject. Een ervaren en onafhankelijke projectleider kan dit soort problemen voorkomen. Zorg dat het implementatietraject in heldere stappen, inclusief tijdslijn, beschreven is. Hou dit als uitgangspunt, maar durf op basis van voortschrijdend inzicht hiervan af te wijken. © 2011 | IT Selector BV | De grootste missers bij implementatietrajecten 3 Onafhankelijk projectleider Het belang van een onafhankelijk projectleider wordt vaak onderschat. De meeste organisaties hebben geen implementatiespecialisten in dienst, om de eenvoudige reden dat het implementeren van software niet tot de kerntaken van die organisaties behoort. De leverancier van de software zorgt ook voor een projectleider, maar die heeft altijd de pet van zijn werkgever op. Het zou naïef zijn om te denken dat deze projectleider uw belangen in het traject het beste kan behartigen. Een onafhankelijk projectleider kent de markt en de spelers, de valkuilen en is ervaren in het leiden van projecten. De kosten van een onafhankelijk projectleider worden soms als bezwaar aangedragen, terwijl de projectleider juist tot doel heeft om de organisatie te begeleiden in de juiste pakket/leverancier keuze, vertragingen tot een minimum te beperken en de kwaliteit van het project te bewaken. Hiermee zullen zijn kosten ruimschoots zijn terugverdiend. Communicatie Zorg dat het implementatie traject bij alle lagen van de organisatie blijft leven gedurende de implementatie. Communiceer zo eerlijk mogelijk over de status, de uitdagingen maar vooral ook de behaalde (deel)successen. Maak medewerkers onderdeel van de oplossing, niet van het probleem. Hierdoor worden en blijven ze gemotiveerd wat de kans op een geslaagde implementatie alleen maar vergroot. Focus Vaak verschuift de focus van de processen naar de software. Er wordt gekeken naar hoe de kenmerken van de pakketten in de organisatie kunnen worden toegepast in plaats van andersom. Door te focussen op de processen, de eisen en wensen, doelstellingen en bewaking hiervan zal inzichtelijk worden waar de werkelijke behoefte van een organisatie ligt. Pas dan is het tijd om de verschillende mogelijkheden qua software te gaan onderzoeken. Weerstand van gebruikers Verandering is de belangrijkste oorzaak van weerstand bij medewerkers. Terwijl juist die verandering noodzakelijk is om uw processen te optimaliseren. Mensen zijn gewoontedieren en voelen zich ongemakkelijk bij verandering. Bij een implementatie wordt er juist van de medewerkers verwacht dat ze kritisch naar hun aandeel in de bedrijfsprocessen kijken en nadenken wat er verbeterd kan worden. © 2011 | IT Selector BV | De grootste missers bij implementatietrajecten 4 Dat op zich klinkt de meeste medewerkers nog wel plausibel in de oren, maar verder in het traject ontstaat toch weerstand. Men vreest extra werk te moeten leveren, (nog meer) gecontroleerd te worden, teveel inzicht in de manier van targets behalen etc. In eerste instantie zal er inderdaad meer input van de medewerkers gevraagd worden, het systeem zal gevuld moeten worden met informatie. Uiteindelijk zal het inzicht in de cijfers van de organisatie en haar klanten toenemen, wat weer een verbetering van het resultaat tot gevolg heeft. Maatwerk Organisaties hebben regelmatig de neiging om te denken dat ze uniek zijn in wat ze doen en daarom dus een unieke (lees: maatwerk) oplossing nodig hebben. Door de need-tohaves en nice-to-haves tegen elkaar af te wegen, zal blijken dat 95% van deze eisen en wensen in te vullen zijn door standaard software. De vraag is of het realistisch is om de enorme extra investering te doen, die nodig is om tot 98% te komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de onderhoudskosten op maatwerk. Door hier goed over na te denken zal vaak geconcludeerd worden dat standaardsoftware afdoende is. Lange-termijn visie Het is belangrijk om de processen binnen een bedrijf in kaart te brengen. Maar hoe zien die processen er over 5 jaar, of 10 jaar uit? Hoe ontwikkelt de markt zich en hoe speelt de organisatie daar op in? De vraag `an sich' is al lastig, maar nu moet het antwoord ook nog worden gebruikt voor het bepalen van de juiste software implementatie. Neem de tijd om hier een zo duidelijk mogelijk antwoord op te krijgen. Over 5 jaar kan er, naast de eerdergenoemde markt, veel veranderd zijn; het aantal medewerkers is explosief gestegen (of gedaald), uitbreiding naar het buitenland, een software leverancier die niet meer bestaat, wet- en regelgeving binnen de branche is verander etcetera. Om de continuïteit van de onderneming en systemen ook na 5 jaar te waarborgen, dient de lange-termijn visie een belangrijk onderdeel te zijn van het implementatie traject. © 2011 | IT Selector BV | De grootste missers bij implementatietrajecten 5 Conclusie Zoals uit deze whitepaper blijkt komen organisaties regelmatig in aanraking met missers tijdens implementatie trajecten. Juist om deze missers te voorkomen biedt ITselector deze bedrijven ondersteuning. Dit doen we middels (gratis) Online Services, Consultancy en Project Management diensten op het gebied van ERP software, CRM software of E-Commerce software. Heeft u behoefte aan meer informatie, of wilt u weten wat ITselector voor u kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. T: +31 (0) 318 ­ 745 010 | E: info@itselector.nl | I: www.itselector.nl Tot slot Tot slot een paar mooie one-liners uit de vele reacties op de stelling: "Think big, start small" "CRM is een mentaliteit, geen systeem" "Als je doet wat je deed, krijg je wat je had" "A fool with a tool is still a fool" "Succes is een kwestie van perceptie" © 2011 | IT Selector BV | De grootste missers bij implementatietrajecten 6
Uitgelichte Whitepaper

Mobiel testen: ontwikkel uw strategie!

Mobiel testen: ontwikkel uw strategie!

Mobiel platformen veranderen de manier waarop we leven en werken. Waar vroeger PC’s en notebooks alleen heersten, zijn tablets en smartphones hard op weg om een steeds crucialere rol in te vullen. Een studie van ABI Research toont aan dat het gebruik van mobiele applicaties op...

XBOSoft
Whitepapers nieuwsbrief

Wil je op de hoogte blijven van welke whitepapers er zijn toegevoegd aan de Computable IT Knowledgebase? Abonneer je dan op de gratis nieuwsbrief.